Vážení kolegové,

blíží se začátek nového roku a s ním také opětovná registrace vašich oddílů. Rádi bychom vás seznámili s novinkami, které na vás v evidenci čekají v roce 2017.

Registrace oddílu v roce 2017

Připomínáme, že elektronická registrace oddílů na rok 2017 bude spuštěna 1. ledna 2017. Všem vašim členům se na začátku roku automaticky změní status na „neregistrovaný“. Pro úspěšné prodloužení členství v Asociaci TOM bude třeba zkontrolovat veškeré údaje o oddílu a případně je aktualizovat. Rovněž musíte označit členy, kteří budou registrovaní od začátku roku 2017 a nastavit jim status na „registrovaný“. Další členy můžete samozřejmě doregistrovat až v průběhu roku. Členský příspěvek za 1 člena je jako v předešlých letech 120 Kč. Po kontrole údajů a aktualizaci členů na rok 2017 je nezbytné stisknout červené tlačítko „Uzavřít registraci na rok 2017“ a tím je teprve celá registrace dokončená. Bez stisknutí tohoto tlačítka nebudete mít registraci dokončenou! Po potvrzení vám rovněž dorazí potvrzovací email, že jste se úspěšně registrovali na rok 2017. Seznamy členů ani evidenční list již nikam nemusíte zasílat, vše stačí takto elektronicky. Pro vedoucí, kteří počítačem příliš nevládnou, je samozřejmě stále zachována možnost papírové verze registrace.

V novém roce vás v evidenci čeká několik novinek, které níže vysvětlujeme.

1)   Nové menu v evidenci tomíků

Po přihlášení do evidence vás patrně překvapí zkrácené uživatelské menu. Nemusíte se však bát, veškeré služby, na vás čekají pod záložkou „Ostatní služby“. Zde naleznete správu majetku, systém pro objednávky členských karet tomíků, správa telefonů Vodafone (voláme s hořcem), přihlášení k levnějším energiím (Svítíme s hořcem) a správu ESO (elektronické správy oddílu – Účtujeme s hořcem).

2)   Oficiální název oddílu a změna názvu a sídla oddílu

V evidenci v oddílových informacích nově naleznete pole „Oficiální název oddílu“, jedná se o název, který máte uvedený ve spolkovém rejstříku. Od roku 2017 nastávají změny při změně sídla oddílu či názvu oddílu. Ačkoliv tyto změny neprobíhají ze stran vedoucích často, je nutné na ně upozornit. Vzhledem k tomu, že název i sídlo oddílu je zapsáno ve veřejném spolkovém rejstříku a při změně je nezbytné takové změny hlásit rejstříkovému soudu, nebude možné tyto úpravy provádět bez vědomí ústředí tomíků. Pokud budete chtít změnit název či sídlo oddílu, o změnu požádáte stisknutím tlačítka přímo v evidenci. Následně se s vámi spojí pracovníci ústředí tomíků, domluví s vámi předání požadovaných podkladů k rejstříkovému soudu a po jejich dodání vám změnu v evidenci potvrdí. Do té doby budete mít starý název či sídlo.

3)   Statutární zástupci oddílu a jejich změna

Stejně jako sídlo a název oddílu tak i statutární zástupce oddílu je údaj, který se eviduje ve spolkovém rejstříku a změna statutára je nově administrativně složitější. V oddílových informacích si můžete zvolit, zda je statutárem pouze hlavní vedoucí oddílu, či i zástupce příp. hospodář oddílu. Pokud změníte statutárního zástupce, tedy pokud změníte hlavního vedoucího, příp. zástupce a hospodáře, změna se vám ihned provede (abychom vám nelimitovali práci v evidenci), ale u této osoby se rozsvítí nápis „Neschválen ústředím“. Budou vás kontaktovat pracovníci ústředí a domluví s vámi potřebnou administrativu, po její vyřízení a zápisu statutára do veřejného rejstříku vám změnu potvrdí také v evidenci.

4)   Členství v KČT

Od roku 2017 se pro některé z vás mění systém registrace v KČT. O změnách jsme již informovali dříve. Nově se ruší odbor KOSTKA!. Členství v KČT je dobrovolné, a pokud o členství budete mít zájem, je nutné se přihlásit do některého z odborů KČT. V informacích o oddílu svůj oddíl a své členy do KČT přihlásíte zaškrtnutím možnosti „Mám zájem o členství v KČT“ a následně vyberete oblast a odbor KČT. Po uzavření registrace se automaticky zašle seznam vašich členů správcům databáze KČT a ti je předají na příslušné odbory. U

V případě, že jste zaškrtli, že o členství v KČT máte zájem, můžete si v detailu jednotlivých členů nastavit, o jaký typ členství máte zájem. KČT od rok 2016 nabízí 3 druhy členství – základní, rozšířené a TOP členství. Pro každého člena můžete vybrat jiný druh členství. V případě, že budete některým členům chtít vybrat vyšší typ členství než základní (to se vám nastaví na začátku automaticky), nastavte jej a až poté uzavřete evidenci. V seznamu členů totiž správci evidence KČT odchází také typ členství. Pokud jste zvolili, že máte o členství zájem, v detailu jednotlivých členů si budete moci zadat, nebo případně zaktualizovat čísla členů v KČT. Databáze však již nejsou propojeny, vše je nutné dělat ručně.

5)   Správa telefonů Voláme s hořcem

Pro všechny tomíky, kteří využívají služeb asociační telefonické sítě, jsme do systému nově přidali správu telefonních čísel. V záložce „Ostatní služby“ naleznete možnost „Telefony“. Zde si můžete zobrazit seznam telefonních čísel, které jste přidali za váš oddíl a ty zde také spravovat. V seznamu telefonních čísel můžete u každého čísla dle jednotlivých ikonek provádět následující úkony:

• Komunikovat s majitelem čísla
• Zažádat o heslo plátce do samoobsluhy Vodafone
• Zažádat o změnu tarifu či datových služeb
• Zažádat o změnu fakturační adresy
• Napsat zprávu administrátorovi Vodafone

Celý systém funguje na generování automatických emailů. Po vašem výběru se vygeneruje několik emailů a ty se odešlou uživateli telefonu, vedoucímu oddílu, či osobě, která má v oddíle telefony na starosti (patrně vy), pracovníkovi ústředí tomíků a pracovníkovi Vodafone.

Rádi bychom, abyste veškeré telefony spravovali tímto způsobem. Pokud možno takto instruujte i všechny uživatele asociační telefonické sítě, aby případné požadavky komunikovali přes vás a tento systém, aby se komunikace zbytečně nevětvila. Pokud tedy bude někdo potřebovat nové heslo, spojí se s vedoucím oddílu a ten mu jej přes evidenci objedná.

V systému lze rovněž sledovat odeslané požadavky, resp. emaily se žádostí o určité změny. Tento seznam naleznete pod odkazem „Seznam požadavků“.

Každý měsíc přes tento systém rovněž upomínáme dlužníky a zapisujeme je do systému. Přehled dlužníků z vašeho oddílu si zobrazíte kliknutím na „Statistika dlužníků“. Při upomínkách dlužníků rovněž emaily odcházejí na adresu dlužníka, email osoby, která je v oddíle za telefony zodpovědná apod.

6)   Členské karty tomíků

Přes evidenci je stále možné objednávat kartičky tomíků. Cena je jednotná a to 20 Kč za 1 kartu. Jedná se o kartičky s designem Asociace TOM a logem EYCA. EYCA je Evropská karta mládeže a díky ní můžete získat desítky slev po celé ČR ale i Evropě. Karta je vhodná rovněž při prokazování věku dětí v dopravních prostředcích. Kartu nabízíme v několika variantách a tom:

• EYCA nestudentská – karta pro všechny od 5 do 30 let – na kartě je obsaženo logo EYCA, které opravňuje držitele využívat slevy po celé Evropě
• EYCA studentská - karta pro všechny od 5 do 30 let, kteří doloží doklad o studiu – na kartě je obsaženo logo EYCA, které opravňuje držitele využívat slevy po celé Evropě, je zde rovněž označení STUDENT (lze využít pro prokázání statusu studenta)
• Členská karta bez loga EYCA – karta pro všechny tomíky nad 30 let, kartička je stejná, pouze neobsahuje logo EYCA. Je možné ji využít při prokazování věku v dopravních prostředcích apod.

Karty si můžete objednat v evidenci v záložce „Ostatní služby / Karta A-TOM“. Zde si můžete vyrobit objednávku karet pro členy svého oddílu, vyberete si typ karty, doplníte údaje o platbě a objednávku odešlete. Karty vám poté dorazí poštou cca během 2 týdnů. V systému si rovněž můžete požádat o duplikát karty, např. v případě ztráty apod.

7)   Další funkce evidence tomíků

• ESO – v záložce „Ostatní služby / ESO“ si můžete nastavit propojení evidence tomíků a elektronické správy oddílu ESO, abyste data mohli upravovat jen na jednom místě. Toto nastavení se týká pouze oddílů, které ESO využívají.

• Evidence majetku – Stejně jako v letošním roce, tak i v roce 2017 si budete moci evidovat oddílový majetek skrze modul Majetek. Rovněž se zde eviduje majetek, který se zapisuje na zelené karty.

• Svítíme s hořcem - levnější energie pro tomíky – V evidenci tomíků můžete také přidávat zájemce do systému levnějších energií pro domácnosti, klubovny i firmy. V systému vytvoříte žádost o připojení k projektu levnějších energií a vámi zadaného zájemce pak bude již sama kontaktovat energetická společnost. Žádosti budete moci vytvářet v záložce „Energie“, kterou naleznete v horním menu po přihlášení.

Na závěr ještě pro jistotu zopakujeme, že registraci pro rok 2017 bude možné provádět od 1. 1. 2017. Po provedení všech úprav nezapomeňte prosím registraci oddílu vždy ukončit. Uděláte to pomocí tlačítka „Uzavřít registraci na rok 2017“, které naleznete dole na stránce v registraci oddílu. Bez ukončení registrace je registrace neúplná, proto na ni prosím nezapomínejte!

Bližší informace o nových změnách vám poskytne Ondřej Šejtka na emailu ondra@a-tom.cz.

Ondřej Šejtka