Novinky k datovým schránkám

Vzhledem k tomu, že od začátku roku 2023 bude pro všechny právnické osoby povinné využívat datovou schránku, níže přinášíme základní informace. Oddíly tomíků jsou právnickými osobami a tak se na ně tato povinnost rovněž vztahuje.

Co je to datová schránka?

Zjednodušeně se dá říci, že jde o jednu z elektronických forem komunikace, vlastně něco jako email pro zasílání důležitých zpráv a komunikaci s úřady. Na rozdíl od běžného emailu jsou zprávy posílané přes datovou schránku ověřené (díky bezpečnému přihlášení do datové schránky) a berou se jako kdybyste je odeslali s podpisem poštou. Datová schránka se využívá především pro komunikaci se státní správou, s úřady apod., můžete ji však využít i pro oficiální komunikaci s nějakými partnery, napři firmami v případě reklamací apod. Když si jí zřídíte dostanete kód, který představuje vaši datovou schránku. Např. Asociace TOM má datovou schránku 3vtaai9.

V čem je datovka výhodná?

• Nebudete muset stát dlouhé fronty a posílat mnohé dokumenty poštou.
• Můžete podávat žádosti o dotace, granty, případně vyúčtování prostřednictvím datové schránky (spousta poskytovatelů dotace to umožňuje a vám to ulehčí práci).
• Komunikace přes datovou schránku je se státní správou zdarma. S ostatním subjekty je to levnější než kolik stojí doporučené psaní přes Českou poštu.
• Taktéž budete moci žádat o výpisy z rejstříku, například i o úplné výpisy skutečných majitelů (novinka, na které již některá města trvají).

Někteří z vás mají z datové schránky obavu s vysvětlením, že v ní nechcete každý den kontrolovat zprávy. Nemusíte se bát. V datové schránce funguje systém notifikací. Pokud vám tedy do datové schránky něco dorazí, přijde vám emailem upozornění. A vy tak o nic nepřijdete. Existují navíc různé aplikace do mobilních telefonů, které vám umožní zprávy z datovky číst, stahovat apod.

Jak si založit datovou schránku?

Datovou schránku si můžete založit na kterékoliv pobočce CzechPointu (na poštách, úřadech). Stačí když dorazíte na přepážku a požádáte o zřízení datové schránky pro právnickou osobu (nezapsanou v Obchodním rejstříku) a nahlásíte IČ vašeho oddílu. Upozorněte pracovníky na CzechPointu, že chcete založit datovou schránku pro spolek, což je právnická osoba, která není zapsaná v Obchodním rejstříku, my jsme zapsaní v tzv. spolkovém rejstříku. Při zakládání mají pracovníci možnost vybrat v jejich systému možnost "Založit DS právnické osobě nezapsané v Obchodním rejstříku". Některým oddílům se stalo, že je pracovníci pošty odkázali na ministerstvo vnitra s tím, že právnickým osobám zařizují datové schránky tam. Není tomu tak. Toto platí pouze pro právnické osoby, které jsou zapsané v Obchodním rejstříku tedy např. obchodní společnosti apod.

S sebou musíte mít občanský průkaz nebo pas pro ověření totožnosti. Úředník na přepážce ověří váš doklad s údaji ve spolkovém rejstříku. O datovku tedy mohou žádat statutární zástupci, kteří jsou v rejstříku zapsaní. Pokud byste měli nově zvoleného statutára, který ještě není v rejstříku uvedený, pak na přepážce doložíte originál nebo úředně ověřenou kopii zápisu o volbě statutárního zástupce. Lze rovněž doložit plnou moc udělenou statutárním zástupcem, kde vás zplnomocní ke zřízení datové schránky.

Na poště podepíšete žádost o zřízení DS a během několika dnů vám dorazí dopis do vlastních rukou s přístupovými údaji, pokud byste měli osobní datovou schránku, tak vám přijdou přístupy do osobní datovky.

Pokud má váš oddíl více statutárních zástupců (takové oddíly máme), tak při zřízení datové schránky dorazí přístupové údaje všem statutárům. Každý má pak svůj přístup.

Podívejte se na jednoduchý návod na zřízení datovky z Ministerstva vnitra ČR

Další informace o datových schránkách naleznete na www.chcidatovku.cz

Jak je to s doručením zpráv do datové schránky?

Datová zpráva se považuje za doručenou  ve chvíli, kdy se přihlásíte do datové schránky nebo na Portál občana s připojenou datovkou (vy nebo někdo, komu jste dali právo číst vaše zprávy). Pokud se nepřihlásíte do 10 dnů po doručení, je zpráva považovaná za přečtenou. Funguje to úplně stejně jako s doporučeným dopisem — i ten je po 10 dnech od doručení považovaný za přečtený. Jedná se o tzv. fikci doručení.

V datové schránce je možné nastavit tzv. notifikace (upozornění), které vám zašlou email nebo SMS vždy když vám do datovky něco přijde. Nemusíte se tedy bát, že o nějakou zprávu přijdete.

Jak dlouho vydrží zprávy v datové schránce?

Zprávy budete mít ve vaší schránce uložené po dobu 90 dnů, poté se z datovky smažou. Lze si aktivovat tzv. datový trezor, díky kterému si prodloužíte domu uložení zpráv. Tato služba je však zpoplatněná. Nejjednodušší je si vždy po doručení zprávy zprávu uložit do počítače a tam vám již zůstane. Zprávy jsou zpravidla zasílány ve formátu PDF, něco jako sken klasického dopisu.

Naopak když vy posíláte datovou zprávu kterémukoliv z úřadů, zpráva je doručena okamžitě.

Datové schránky v Evidenci ATOM

Jakmile si zařídíte datovou schránku, zadejte její adresu (kód) do profilu vašeho oddílu v evidenci, aby mělo ústředí o vašich datovkách přehled.

Pokud byste měli jakékoliv dotazy ke zřízení datové schránky nebo k jejímu používání, obraťte se na Ondřeje Šejtku (ondra@a-tom.cz) nebo Pepu Erbena (pepa.erben@a-tom.cz).