Vážení tomíci,

pokusím se vám objasnit možné otázky okolo nové elektronické evidence.

Vstup do elektronické evidence, klikněte zde.

Jak bude elektronická evidence fungovat?
Bude se jednat o databázi, která poběží na internetu a bude tedy neustále k dispozici pro zadávání případných změn. Do této elektronické evidence bude mít umožněn přístup vedoucí, zástupce a hospodář oddílu, kteří budou moci provádět určité změny. Každá z těchto osob obdrží emailem od ústředí uživatelské jméno a heslo, pomocí kterého se do systému přihlásí. Zde může následně měnit údaje o oddílu a členech. Např. v momentu, kdy se vedoucímu změní emailová adresa a bude chtít přijímat emaily z ústředí na adrese jiné, změní si jí pouze u své osoby. V tu chvíli okamžitě půjdou všechny emaily na novou adresu. Stejná situace je např. při rozesílání tiskovin poštou. Opět stačí změnit zasílací adresu a od té chvíle bude ústředí pracovat s adresou novou. Zrychlí se tím celý proces změn, kdy si sami vedoucí budou případné změny v databázi provádět.

Co se bude do evidence vyplňovat?
V evidenci se budou vyplňovat stejné položky, jaké byly doposud v evidenčním listu. Dělí se na dva typy: 1) informace o oddílu, 2) informace o osobách.
Informace o oddílu obsahují např. číslo, název, zaměření, místo působení, ičo, BÚ apod. U informací o osobách pak tradičně jméno, datum narození, adresa, kontaktní údaje. Do evidence se budou tedy zadávat obecné informace o oddílu a dále informace o všech oddílových osobách. Oproti evidenčnímu listu se do evidence zadají všichni členové oddílu. Bližší informace, jako povolání, mobilní telefon, či email však jen u vedoucího, zástupce a hospodáře. O každém členovi oddílu se bude evidovat to samé jako doposud v seznamu členů. Výhodou tohoto řešení bude, že po prvním zadání bude v následujících letech stačit pouze označit stávající členy jako aktivní i na další rok a připsat pouze členy nové.

Budou veškerá data v evidenci již předvyplněna?
V evidenci bude na začátku předvyplněno jen určité množství dat. Bude se jednat o data, která v současné době ústředí zpracovává z evidenčních listů do elektronické podoby. Konkrétně se jedná o kompletní informace o oddílu (číslo, název, místo působení, ičo, BÚ, apod.) a částečně pak informace o osobách. Osoby budou v systému na počátku evidovány maximálně 3 a to vedoucí, zástupce a hospodář, další členy oddílu bude nutné ručně doplnit.

Co když bude vedoucí a hospodář jedna osoba?
Případ, kdy je vedoucí oddílu zároveň hospodářem, je ošetřen přímo v databázi. Každá osoba může disponovat několika funkcemi. Osoby starší 18ti let mohou mít funkci vedoucího, zástupce a hospodáře. Je tedy možné označit jednu osobu jak funkcí vedoucí, tak hospodář a bude od té doby figurovat v obou seznamech. Zároveň je zajištěno, aby pro každý oddíl byla maximálně jedna osoba od každé funkce. Při změně vedoucího se původní vedoucí zruší a nahradí se novým.

Bude nutné na ústředí stále zasílat papírovou verzi evidence?
V případě, kdy vedoucí vyplní za oddíl evidenční list elektronicky, nebude dále nutné posílat evidenční list poštou. Ústředí si však ve výjimečných, odůvodněných případech může papírovou verzi vyžádat. Díky zadání uživatelského jména a hesla zaměstnanci ústředí snadno zjistí, kdy byly provedeny jaké změny a jakou osobou. Do databáze se zaznamenávají veškeré změny, tedy i případný výmaz informací z databáze. Díky tomu, že nebude nutné posílat nic poštou, vznikne velká časová úspora.

Jak budou fungovat doregistrace?
Do systému bude přístup po celý rok. Bude tedy možné kdykoliv během roku přidat nové členy. U každého člena se eviduje datum a hodina vzniku, resp. přidání do databáze, a tak bude lehce rozeznatelné, kteří členové byli doregistrováni během roku. Při doregistracích se bude postupovat stejným způsobem, jako při prvotním zadáváním členů do databáze.

Co se bude dít s členy, kteří se na další rok již registrovat nebudou?
V případě, že následující rok někteří členové ukončí svou činnost a dále již nebudou v oddílu figurovat (zcela běžná záležitost), se takový člen nechá na začátku nového roku jednoduše neaktivní (bude viditelně označen) a nebude s ním v rámci dalšího roku počítáno. 'V případě, že by si během roku své členství rozmyslel, stačí ho jednoduše aktivovat.

Bude elektronická evidence nějak propojena s webem asociace?
Napojení evidence na webové stránky asociace bude následující. U každého oddílu bude možné kromě jiného také upravovat informace, které se budou objevovat na webu asociace. Každý si tedy bude moci nastavit, zda chce mít na webu asociace odkaz na své webové stránky, případně odkaz na email, či nikoliv. V případě jakékoliv změny se vše provede okamžitě.

Bude možné zřídit přístup do systému i dalším osobám?
Do systému mohou vstupovat pouze vedoucí, zástupci a hospodáři, jiní členové nikoliv. Přístup lze samozřejmě zřídit i dalším osobám, tyto požadavky budeme však řešit individuálně na kontaktním emailu evidence@a-tom.cz.

Ondřej Šejtka